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ポータル
ポータル
企業の「顔」となる、カスタマイズ可能な情報集約画面

ポータルは、グループウェア内の多様な情報が視覚的に集約された、企業の「顔」となる画面です。ユーザーはログイン後、最初にこの画面にアクセスし、最新の通知、スケジュール、掲示板の更新などを一目で把握できます。ウィジェット形式で各アプリケーションの情報が表示されるため、直感的に情報をキャッチし、必要な機能へすぐに遷移することが可能です。
ポータルでできること

ポータルの切り替え

全社共通のポータルだけでなく、部署やチーム、さらには個人に特化したポータルを複数作成し、状況に応じて簡単に切り替えることができます。これにより、必要な情報にフォーカスした作業環境を構築できます。

通知アイコン

新着の回覧板や未読の掲示板など、重要な情報にはバッジで通知数が表示されます。これにより、最新情報を見落とすリスクが大幅に低減し、対応漏れを防ぎます。

コンテンツの編集

管理者権限を持つユーザーは、ポータル内のコンテンツを自由に編集できます。お知らせや重要なリンク、会社の最新ニュースなどを掲載することで、独自の企業文化や情報共有ルールに合わせたポータルを構築できます。

別のアプリケーションへ移動

ポータルに表示されているウィジェット（スケジュールや掲示板など）をクリックすると、それぞれの詳細画面に直接移動します。例えば、今日の予定をクリックすれば、カレンダーの詳細ビューに遷移し、すぐに編集や確認が行えます。
ファイル管理
ファイル管理
セキュアで直感的なファイル共有プラットフォーム

ファイル管理機能は、社内の重要な文書やデータを一元管理し、チーム内での共有を効率的にします。直感的なインターフェースにより、ドラッグ＆ドロップで簡単にファイルをアップロードでき、即座に共有を開始できます。ダウンロードや転送もできるため、社内文書のやり取りを飛躍的に効率化します。
高度な管理機能で安心の運用

表示形式

リスト形式とツリー形式の2つの表示形式に対応しています。フォルダ階層が明確なツリー表示は大規模なファイル構造の管理に便利で、リスト表示はファイルの概要を一目で確認するのに適しています。

アクセス権限設定

フォルダやファイルごとに詳細なアクセス権限を設定できます。特定のユーザーや部署のみに閲覧・編集権限を付与することで、機密性の高い情報の漏洩リスクを最小限に抑え、セキュアな運用が可能です。

バージョン管理

ファイルの変更履歴が自動的に保存されます。過去のバージョンにいつでも戻せるため、誤った編集や上書きによるデータの消失を防ぎ、安心して作業を進められます。
スケジュール
スケジュール
シンプルで直感的なカレンダーとチーム連携

スケジュール機能は、個人の予定管理だけでなく、チーム全体のスケジュールを可視化し、円滑なコミュニケーションを促進します。月間、週間、そして1日表示に対応した見やすいカレンダー上で、直感的な操作が可能です。空いている時間帯をクリックするだけで新しい予定の入力画面が表示され、スライダーをドラッグすることで会議の時間を簡単に調整できます。これらの操作は非常にスムーズで、ストレスなく予定を管理できます。
チーム全体の生産性を向上させる機能

メンバーのスケジュール管理

チームメンバーのスケジュールを一覧で表示できます。これにより、会議の空き時間を探したり、プロジェクトの進捗に必要なメンバーの予定を把握したりする作業が格段に効率化します。誰がいつ、どんな予定でいるのかが一目で分かるため、コミュニケーションの手間を削減し、迅速な意思決定をサポートします。

予定の共有と招待

チームメンバーを予定に招待することができ、参加者の承諾状況もリアルタイムで確認できます。これにより、会議の出欠確認や日程調整のプロセスが簡素化されます。

施設・備品予約との連携

スケジュール作成時に、会議室やプロジェクターなどの共有施設・備品の空き状況を確認し、同時に予約することができます。これにより、二重予約を防止し、準備の手間を省きます。
回覧板
回覧板
確実な情報伝達と双方向コミュニケーションを実現

回覧板は、組織内の重要な通知や文書を、指定したメンバーや部署に確実に伝達するためのデジタルツールです。これまでの紙の回覧板とは異なり、誰が文書を閲覧し、誰がまだ未読なのかを一覧で確認できます。情報伝達の漏れや遅延を防ぎ、重要な情報が組織全体に行き渡るようサポートします。
透明性と効率性を高める管理機能

ステータス管理

回覧文書の閲覧状況（未読、既読）を手動で変更できます。これにより、情報伝達がスムーズに行えます。

フォロー記事機能

文書に対して質問やコメントを投稿できる「フォロー記事」機能が備わっています。これにより、回覧板は一方的な情報伝達のツールではなく、文書に関する議論や質疑応答の場となり、双方向のコミュニケーションを促進します。これにより、不明点を迅速に解消し、業務の停滞を防ぎます。

承認機能

文書の内容を確認した上で「承認」を求めるような回覧板も作成可能です。これにより、回覧の目的を明確にし、迅速な意思決定をサポートします。

下書き機能

回覧板の作成途中の文書を一時的に下書きとして保存できます。これにより、作業を中断しても後から再開でき、効率的に文書作成を進められます。
掲示板
掲示板
社内コミュニケーションを活性化する情報共有基盤

掲示板は、社内の様々な情報を集約し、組織全体のコミュニケーションを活性化させるための中心的なプラットフォームです。全社向け、部署向け、特定のプロジェクト向けなど、目的やメンバー構成に応じて複数の掲示板を自由に作成できます。これにより、情報が散逸することなく、必要な情報を必要なメンバーに届けることができます。
投稿管理の柔軟性と効率性

投稿の多様な形式

テキストだけでなく、画像やファイルを添付して投稿できます。これにより、視覚的に分かりやすい情報を共有でき、伝達効率が向上します。

掲示期限設定

各投稿には掲示期限を設定できるため、情報が古くなるのを防ぎ、常に最新の情報が掲示板に表示される状態を保てます。期限切れの投稿は自動的に非表示となるため、管理の手間も軽減されます。

投稿の再利用

過去の投稿をコピーして新しい掲示板のベースとして利用できます。これにより、似たような内容の投稿をゼロから作成する必要がなく、作業効率が向上します。

コメント機能

投稿に対してコメントをすることができます。これにより、双方向のコミュニケーションが生まれ、掲示板がより活発な場となります。
施設予約
施設予約
会議室から備品まで、共有資源の効率的な管理

施設予約機能は、会議室、社用車、プロジェクター、ウェブ会議用機器など、社内の共有施設や備品をオンラインで効率的に管理するためのツールです。カレンダー形式で施設の空き状況が一目で確認でき、誰でも簡単に予約を入れられます。これにより、電話やメールでの確認の手間が省け、二重予約といったトラブルを未然に防ぎます。
会議準備を劇的に効率化する「施設同時予約」

施設同時予約

この機能の最大の特長は、複数の施設・備品を同時に予約できる点です。例えば、「会議室A」を予約する際に、同時に「プロジェクター」と「ホワイトボード」もまとめて予約リストに追加できます。これにより、会議の準備に必要なすべてのリソースを一度に確保でき、手作業での確認や予約の漏れを防ぎます。

空き状況のリアルタイム表示

カレンダー上で、施設の予約状況がリアルタイムに色分けされて表示されます。空いている時間帯をクリックするだけで予約フォームが開くため、直感的に操作できます。

繰り返し予約

定期的な会議やミーティングのために、毎週・毎月など繰り返し予約を設定できます。これにより、毎回手動で予約する手間が省けます。
調査
調査
社内アンケートから理解度テストまで、多様なニーズに対応

調査機能は、社内アンケート、従業員満足度調査、新入社員の理解度テストなど、様々な目的で活用できる多機能なツールです。質問の作成は非常に簡単で、多肢選択式、記述式など、多様な質問形式に対応しています。これにより、目的に応じた最適なアンケートやテストを柔軟に作成できます。
リアルタイム分析で迅速な意思決定をサポート

自動集計とグラフ化

回答が収集されると、集計結果は自動的にリアルタイムでグラフ化されます。円グラフや棒グラフなど、視覚的に分かりやすいレポートが瞬時に生成されるため、回答状況を即座に把握できます。これにより、手作業での集計作業が不要になり、迅速な意思決定をサポートします。

回答者の進捗管理

誰が回答済みで、誰が未回答かを一覧で確認できます。回答状況を把握することで、業務の進行を円滑に進めることができます。

匿名回答機能

回答者のプライバシーを保護するため、匿名での回答を許可する設定も可能です。これにより、従業員満足度調査など、本音を引き出したいアンケートで特に有効です。

回答期限設定

アンケートやテストに回答期限を設定できます。期限を過ぎると回答が受け付けられなくなるため、スケジュールの管理が容易になります。

一度のみ回答

調査は、回答者が一度だけ回答できるように設定されています。
ワークフロー
ワークフロー
紙の承認プロセスを電子化し、業務効率を最大化

ワークフロー機能は、これまで紙で行っていた申請・承認業務を完全に電子化し、ペーパーレスオフィスを実現します。出張申請、経費精算、稟議書など、様々な種類の申請書をウェブ上で簡単に作成・提出できます。これにより、書類の印刷や回覧、押印といった煩雑な作業がなくなり、業務のスピードと正確性が飛躍的に向上します。
柔軟な承認経路と進捗の可視化

柔軟な承認経路設定

申請書の種類や金額、申請者の部署など、様々な条件に応じて承認経路を柔軟に設定できます。複数の承認者を設定したり、特定の条件下で承認ルートを変更したりするなど、複雑な組織構造やビジネスプロセスにも対応可能です。

進捗状況の可視化

申請された文書が今、どの承認者の手元にあるのか、承認プロセス全体の進捗状況が常に可視化されます。これにより、承認が滞っている場所を特定し、迅速な対応を促すことができます。

履歴管理

承認プロセスの全履歴が自動的に記録・保存されます。いつ、誰が、どのような承認を行ったかが明確になるため、コンプライアンスの強化や監査への対応が容易になります。

文書の再利用

よく使う申請書を再利用して新しい文書を作成できます。これにより、毎回同じ情報を入力する手間が省け、申請作業が簡素化されます。
Job管理
Job管理
プロジェクトの進捗を視覚的に把握するガントチャート

Job管理機能は、プロジェクトや日常業務をタスクごとに細分化し、それぞれの進捗状況を効率的に管理するためのツールです。ガントチャート形式で業務の進捗状況を視覚的に把握できるため、チーム全体でどのタスクが進行中か、遅延しているタスクはないか、といった情報を一目で共有できます。これにより、業務プロセスの透明性が高まり、チーム全体で効率的にタスクを完了させるための強力なサポートツールとなります。
プロジェクト管理の最適化とリソース配分

タスクの見える化

各タスクには担当者、進捗度、重要度、開始日、終了日などを詳細に設定できます。これにより、プロジェクトの全体像を常に把握し、誰が何をすべきかが明確になります。

リソースの最適配分

各メンバーの担当タスクとその進捗状況を把握できるため、リソースの偏りを防ぎ、必要に応じてタスクの再配分をタイムリーに行うことが可能です。これにより、チーム全体の生産性を最大化します。
プロジェクト
プロジェクト
プロジェクト専用の統合型ワークスペース

プロジェクト機能は、特定の業務や目標を達成するために集まったメンバーが、情報共有や共同作業を効率的に行うための専用ワークスペースです。このワークスペース内では、スケジュール、掲示板、ファイル管理など、NewGateの様々なアプリケーションを横断的に利用できます。これにより、プロジェクトに関するすべての情報を一箇所に集約でき、情報が各アプリに散逸するのを防ぎます。
チーム連携を強化し、スムーズな共同作業を実現

メンバー管理

プロジェクトメンバーの追加・削除が簡単に行えます。新しくプロジェクトに参加したメンバーも、過去の議論や文書、スケジュールをすぐに確認できるため、プロジェクトの状況を迅速に把握し、スムーズに業務に参加できます。

情報の一元管理

プロジェクトの目標、進捗、関連する文書、タスクリスト、コミュニケーション履歴など、あらゆる情報を一つのプロジェクトスペース内で管理できます。これにより、メンバーは必要な情報を探す手間を省き、本質的な業務に集中できます。

タスクの見える化

Job管理機能と連携し、プロジェクト内のタスクを可視化できます。誰が何をいつまでに完了させるべきか、といった情報が明確になり、責任の所在がはっきりします。

プロジェクト専用の掲示板

ロジェクトメンバーだけが見られる専用の掲示板を作成できます。これにより、機密性の高い議論や情報共有を安全に行えます。